XML, CDR y PDF: qué archivos conservar y por cuántos años

Cada factura electrónica deja tres archivos: el XML, el CDR y el PDF. Saber qué archivos conservar, quién los guarda y por cuánto tiempo te evita perder el sustento de tus ventas y de tu crédito fiscal en una fiscalización.

La respuesta corta: el comprobante es el XML, el CDR prueba que fue aceptado y el PDF sirve para leerlo. Y el plazo no es de cuatro años, como se suele repetir: es de cinco años como mínimo.

Qué es cada archivo

El XML es el comprobante de pago electrónico en sí. Lo genera tu sistema en el formato electrónico que fija SUNAT y es el archivo que se envía para su validación.

El CDR (constancia de recepción) es la respuesta que devuelve SUNAT o el OSE (operador de servicios electrónicos que valida comprobantes por encargo de SUNAT) después de revisar el XML. Su estado decide la validez del comprobante.

El PDF es la representación impresa: la versión legible del comprobante para enviarla por correo, mostrarla o imprimirla. No reemplaza al XML ni se valida por separado.

Los tres estados del CDR

SUNAT define tres resultados posibles para la constancia de recepción. Revisa el estado de cada comprobante antes de archivarlo.

Un comprobante rechazado no sustenta nada, aunque el cliente ya tenga el PDF en su correo. Por eso SUNAT recomienda, cuando la operación lo permite, validar el comprobante antes de enviarlo al cliente. Si necesitas confirmar el estado de uno que recibiste, puedes verificar el comprobante ante SUNAT.

Quién debe conservar qué

La obligación cambia según seas emisor electrónico o no.

• Emisor electrónico: almacena, archiva y conserva los comprobantes y notas electrónicas que emite y los que recibe como adquirente, además de las constancias de rechazo, los resúmenes diarios y las comunicaciones de baja.
• Adquirente que no es emisor electrónico: conserva la representación impresa o el ejemplar electrónico del comprobante que recibió.
• Soporte: SUNAT acepta que el almacenamiento se haga en medios magnéticos, ópticos u otros. No hace falta imprimir.

Además, el emisor debe poner los comprobantes a disposición de su cliente por un año desde la emisión, para que pueda leerlos, descargarlos e imprimirlos con un acceso que solo él use.

Por cuántos años conservar los archivos

El artículo 87, numeral 7, del Código Tributario obliga a conservar los documentos que sustentan tus obligaciones tributarias cinco años o durante el plazo de prescripción del tributo, el que sea mayor. La regla de los cinco años rige desde el 1 de enero de 2017; la antigua fórmula de "mientras el tributo no esté prescrito" ya no es la vigente.

Los cinco años se cuentan desde el 1 de enero del año siguiente al vencimiento de la declaración. En los pagos a cuenta del impuesto a la renta, se toma el vencimiento de la declaración anual.

Un ejemplo con fechas

1. La compra. Recibes una factura en marzo de 2026 y usas su IGV como crédito fiscal en la declaración de marzo, que vence en abril de 2026.
2. El plazo por el IGV. Los cinco años corren desde el 1 de enero de 2027. Por el IGV, la factura debe estar guardada al menos hasta el 1 de enero de 2032.
3. El plazo por la renta. La misma factura sustenta un gasto del ejercicio 2026, cuya declaración anual vence en 2027. Ahí los cinco años corren desde el 1 de enero de 2028: guárdala al menos hasta el 1 de enero de 2033.
4. Si la prescripción es mayor. La prescripción es de cuatro años, pero de seis si no se presentó la declaración. Cuando ese plazo supere los cinco años, manda el más largo.

En la práctica, conviene no borrar nada de un ejercicio hasta que hayan pasado seis años completos desde su declaración anual. Tu contador puede confirmar el plazo exacto para tu caso.

Errores frecuentes al archivar comprobantes

• Guardar solo el PDF. Si eres emisor electrónico, lo que debes conservar es el comprobante electrónico; el PDF solo lo representa.
• Archivar sin revisar el CDR. Un comprobante rechazado no tiene validez tributaria aunque esté en tu carpeta.
• Olvidar los documentos de soporte. Las comunicaciones de baja, los resúmenes diarios y las constancias de rechazo también se conservan.
• Borrar a los cuatro años. El plazo vigente es de cinco años como mínimo, contados desde el año siguiente al vencimiento de la declaración.
• Tener todo en una sola computadora. Si el equipo falla, pierdes el sustento. Mantén siempre una copia fuera de ese equipo.

Si pierdes libros o documentos por un siniestro, un asalto u otra causa, el mismo artículo 87 te obliga a comunicarlo a SUNAT en un plazo de 15 días hábiles.

Si anulaste comprobantes, revisa también cuándo corresponde la comunicación de baja y cuándo la nota de crédito: ambos documentos forman parte de lo que debes archivar.