Comprobantes de contingencia: cuándo usarlos y cómo informarlos

Los comprobantes de contingencia son facturas, boletas, notas de crédito y notas de débito en papel que un emisor electrónico puede usar solo cuando, por causas que no dependen de él, no puede emitir en el sistema electrónico. SUNAT pone como ejemplo un corte de luz provocado por un desastre natural.

No es un plan B libre. Los formatos se mandan a imprimir con autorización, con leyendas fijas y con un tope de cantidad. Y todo lo que emitas en papel tienes que informarlo a SUNAT en un plazo corto. Si lo preparas antes de la emergencia, el día que la necesites solo sacas el talonario.

Cuándo puedes usar comprobantes de contingencia

La regla está en el artículo 4 de la RS 300-2014/SUNAT, modificado por la RS 113-2018/SUNAT. Aplica al emisor electrónico por determinación (el que SUNAT designó como obligado) que está imposibilitado de emitir electrónico por causas no imputables a él.

Los dos últimos casos SUNAT los llama concurrencia: emitir en papel y electrónico a la vez con la misma validez. La contingencia es uno de esos casos, pero el único que exige requisitos especiales.

Requisitos de los formatos impresos

Los formatos se piden con la solicitud de autorización de impresión que regula el Reglamento de Comprobantes de Pago, y se imprimen en una imprenta autorizada. Además de los datos de cualquier comprobante impreso, deben llevar preimpreso:

• La leyenda "Comprobante de pago emitido en contingencia" (o "Nota de crédito emitida en contingencia" o "Nota de débito emitida en contingencia"), en horizontal y en la parte superior.
• La frase "Emisor electrónico obligado" en la parte superior, dentro del recuadro del RUC. En la boleta y sus notas, la frase va sobre el número de RUC.

Cuántos formatos te autorizan

SUNAT autoriza como máximo el 10 % del promedio mensual que emitiste en el sistema electrónico, del mismo tipo de comprobante, en los seis meses anteriores a la solicitud, o 100 formatos por tipo y por establecimiento. Se queda lo que resulte mayor.

Si en esos seis meses no emitiste ese tipo de comprobante todos los meses, el promedio se calcula solo con los meses en que sí lo emitiste. Si nunca lo emitiste electrónico, te autorizan hasta 100 formatos por establecimiento.

Cómo informar lo emitido a SUNAT

Cada comprobante emitido en contingencia se informa con una declaración jurada informativa. Lleva tu RUC y los datos que figuran en el comprobante, más la información adicional que habría llevado si lo hubieras emitido electrónico.

1. Emite en papel solo mientras dura la falla. Usa los formatos autorizados y llénalos con todos los datos, igual que harías en el sistema.
2. Anota cada comprobante. Serie, número, fecha, cliente, montos e impuestos. Los vas a necesitar para la declaración.
3. Envía la declaración a tiempo. El mismo día de la emisión o, a más tardar, hasta el sétimo día calendario contado desde el día siguiente. Si emitiste el 10 de noviembre, el plazo vence el 17 de noviembre.
4. Usa el medio de tu sistema de emisión. Revisa la tabla de abajo. Si usas más de un sistema, puedes informar por cualquiera de ellos.
5. Si te equivocaste, vuelve a enviar. Dentro del plazo, la nueva declaración reemplaza a la anterior como sustitutoria. Fuera del plazo, la última enviada queda como rectificatoria.

Errores frecuentes con la contingencia

• No tener formatos impresos antes de la emergencia. La autorización y la imprenta toman tiempo: si la pides cuando ya se cayó todo, llega tarde.
• Usar talonarios antiguos o sin las leyendas. Sin "Comprobante de pago emitido en contingencia" y "Emisor electrónico obligado" preimpresas, el formato no cumple.
• Usarla por comodidad. Si la falla depende de ti, no es contingencia y el comprobante en papel no reemplaza al electrónico.
• Dejar pasar los siete días. Lo que envíes después ya no cuenta como presentado a tiempo: queda como declaración rectificatoria.
• No informar todo. Lo que no informes te complica la siguiente solicitud de formatos por el requisito del 90 %.

La contingencia es la excepción. Lo normal es que tu sistema de facturación electrónica emita y envíe cada comprobante a SUNAT en el momento.