Nota de crédito electrónica: cuándo emitirla y qué datos lleva

La nota de crédito electrónica es el documento que reduce o anula, total o parcialmente, una factura o boleta que ya emitiste. No reemplaza al comprobante original: lo modifica y queda vinculada a él.

Es una de las dudas más frecuentes de quien factura todos los días. Abajo tienes cuándo corresponde, qué requisitos pide SUNAT y qué hacer si el error fue el cliente o la descripción.

Cuándo se emite una nota de crédito

El Reglamento de Comprobantes de Pago fija los motivos. La nota de crédito se emite por:

• Anulaciones: la operación no se concretó o el comprobante no debió emitirse.
• Descuentos otorgados después de emitir el comprobante.
• Bonificaciones.
• Devoluciones de bienes, totales o parciales.
• Otros conceptos que disminuyan el valor de la operación.

Si lo que necesitas es cobrar más, no corresponde una nota de crédito. Para recuperar costos o gastos que surgieron después de la factura o boleta, como intereses por mora, el reglamento prevé la nota de débito.

Requisitos que debe cumplir

• Se emite al mismo adquirente o usuario al que le diste el comprobante original. No puedes emitirla a nombre de otra persona.
• Solo modifica comprobantes otorgados con anterioridad.
• Si modifica una factura electrónica, esa factura debe tener CDR (la constancia de recepción que emite SUNAT o el OSE) con estado aceptada.
• Lleva los mismos requisitos y características del comprobante que modifica.
• Debe consignar la serie y número del comprobante que modifica.
• En el caso de descuentos o bonificaciones, solo puede modificar comprobantes que den derecho a crédito fiscal o crédito deducible, o que sustenten gasto o costo para efecto tributario.

Cómo emitir una nota de crédito electrónica paso a paso

1. Ubica el comprobante. Identifica la serie y el número exactos de la factura o boleta que vas a modificar.
2. Confirma su estado. Si es una factura, verifica que tenga CDR aceptada. Puedes revisarla en la consulta de comprobantes.
3. Elige el motivo real. Anulación, descuento, devolución, bonificación u otro. El motivo debe describir lo que de verdad pasó con la operación.
4. Define el monto. Para una anulación o devolución total, el monto coincide con el del comprobante. Para un descuento o una devolución parcial, solo va la parte que se rebaja.
5. Emite y envía. Genera la nota desde tu sistema de emisión, envíala a SUNAT o al OSE y guarda la constancia junto al comprobante original.

Si te equivocaste de cliente o de descripción

SUNAT permite, de forma excepcional, emitir una nota de crédito para anular una factura o boleta electrónica emitida a un sujeto distinto del adquirente, o para corregir una descripción que no corresponde al bien vendido o al servicio prestado. El plazo depende del sistema con el que emites:

Nota de crédito o nota de débito

Si emites con un sistema de facturación electrónica, la nota toma los datos del comprobante original y reduce el riesgo de digitar mal la serie o el número. Si tienes dudas sobre el efecto tributario de una operación concreta, consúltalo con tu contador.